Для чего нужен табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени – это документ, фиксирующий использование рабочего времени каждым работником в течение определенного учетного периода. Данный документ является не только формой первичной отчетности, но и реальным инструментом для практической работы.

Табель позволяет:

• Учесть фактическое отработанное или пропущенное рабочее время каждым сотрудником, на основе расчетов которого бухгалтерия начисляет заработную плату и другие выплаты.
• Контролировать соблюдение работниками рабочего режима.
• Получать конкретные данные о количестве отработанного времени, которые в дальнейшем используются для отчета статистики

Как правильно вести табель?

Какой-то единой строгой формы табеля не существует. Любая организация может разработать и использовать собственную форму учета рабочего времени, ее можно вести в бумажном или электронном формате. Но электронный табель все равно потребуется распечатать, чтобы ответственные лица могли его завизировать своими подписями.

Есть унифицированные формы данного документа, которые легко адаптируются под деятельность предприятий, Т-12 – применяется при ручном ведении учета рабочего времени, Т-13 – учет идет в электронном формате. Последний вариант формы является наиболее распространенным в организациях.

Табель нужно вести регулярно, на каждый месяц заводится новый экземпляр. Его можно формировать на полный штат сотрудников, либо каждое структурное подразделение ведет учет рабочего времени своих сотрудников отдельно. Документ заполняется или специалистом отдела кадров, или ответственным сотрудником подразделения, или табельщиком – специальным сотрудником, ведающим учетом по табелю.

В таблицу поименно вносятся все работники, проставляются даты и каждый день отмечается соответствующим кодом. Имеется список утвержденных кодов, можно пользоваться им, в случае необходимости руководитель может утвердить свои буквенные обозначения. Вместе с кодом в ячейке проставляется количество фактически отработанных часов. Если работник отсутствовал по причине болезни, отпуска, сессии, или просто не вышел на работу по неизвестным причинам, то для каждой ситуации имеется свой код.

Пример самых широко используемых кодов:

• Я – явка.
• В – выходной.
• ОТ – отпуск.
• ПК – повышение квалификации.
• К – командировка.
• У – учебный отпуск.
• Б – официальный больничный.

Если организация небольшая, то можно упростить форму табеля рабочего времени и делать отметки только в дни отсутствия сотрудника, подразумевая, что все незаполненные дни являются отработанными.

Чем грозит неправильное ведение документа?

Каждый работодатель по закону обязан вести табель учета рабочего времени сотрудников и это обязательство прописано в ТК РФ. Если организация игнорирует законные требования по наличию табеля или ведет его, не учитывая нормы и требования к его использованию и последующему архивному хранению, то трудовая инспекция вправе зафиксировать нарушения и наложить на юридическое лицо штраф или передать дело в судебную инстанцию.

В самой же компании документ является основным для расчета и выплаты зарплаты. По нему бухгалтерия проводит все начисления. Если между работником и работодателем возникнет трудовой спор по отработанному времени, то табель будет главным доказательством. В случае отсутствия работника на рабочем месте по неуважительной причине, табель опять же выступает документом, в котором четко фиксируется неявка на работу, вследствие чего можно будет привлечь сотрудника за прогул.

Обучение по кадровому делу в СНТА

Обычно ведением табеля по учету рабочего времени занимается кадровый специалист. Ни в коем случае процедура учета не должна выполняться формально, ответственный сотрудник должен отражать в документе только фактические сведения. Заполненный документ потом отправляется в бухгалтерский отдел и ошибки, допущенные в нем, могут привести к серьезным последствиям. Из-за одного неверно поставленного кода с организации могут взыскать крупную штрафную сумму. Поэтому специалист должен выполнять все требования по форме и содержанию документа и внимательно заполнять его каждый рабочий день.

Кадровый работник, получивший образование более 10 лет назад, для повышения своей конкурентоспособности на рынке труда, может пройти курс по профпереподготовке по направлению «Кадровое делопроизводство», освежить свои знания, получить дополнительные, сформировать новые компетенции. Ведь даже многолетний опыт работы в кадровом деле не всегда является показателем профессионализма, а для работодателя лучшим объективным подтверждением рабочей квалификации станет документ об образовании. Если человек работает в смежной специальности и хочет сменить или получить дополнительную профессию, то самым верным решением будет также записаться на курс профпереподготовки.

В СНТА всегда открыта запись на профпереподготовку по кадровому делопроизводству, обучение проходит в дистанционном индивидуальном формате, поэтому не требуется ждать, когда наберется группа. От момента записи до начала учебного процесса проходит минимум времени. Особое внимание на курсе будет уделено ведению кадровой документации, по окончании обучения каждый сможет должным образом выстроить в своей организации систему ведения и учета документов в соответствии со всеми законами и нормативными актами. Более 1000 академических часов предполагает учебная программа, после сдачи итоговой аттестации выдается диплом о профессиональной переподготовке с присвоением квалификации.

Также в Академии есть курс повышения квалификации по кадровому делопроизводству.

На сайте СНТА можно оставить свои контактные данные и специалист перезвонит, проконсультирует по всем вопросам. Еще на сайте есть раздел «Вопрос-ответ», в нем можно найти ответы на часто встречающиеся вопросы у слушателей курсов.