Для чего необходима должностная инструкция и какие моменты следует учесть при ее разработке?

В Трудовом кодексе требование об обязательности использования должностных инструкций существует лишь в отношении государственных учреждений, а также медработников и частных охранников. Остальные организации могут руководствоваться своими соображениями при принятии решения о применении этих документов в практике организации рабочего процесса. В крупных компаниях должностные инструкции позволяют сотрудникам четко понимать, кому непосредственно они починяются, каков их круг обязанностей и где находятся границы их ответственности и полномочий. Работодатель же благодаря этому важному документу имеет возможность оценивать эффективность работы того или иного специалиста, корректировать его загрузку, понимать, когда подчиненный заслуживает поощрения и решать спорные вопросы по взаимодействию с другими участниками рабочего процесса.

Грамотно составленная должностная инструкция должна быть достаточно подробной и конкретизированной, соотноситься с реальными задачами того или иного специалиста и не должна содержать противоречия и разночтения.

Раздел с общими положениями любой должностной инструкции должен содержать общие сведения о должности, требования к необходимому образованию и опыту работы, порядок назначения и перечень нормативных актов и документов, которыми должен руководствоваться сотрудник, занимающий данную должность.

В разделе, регламентирующем права и обязанности специалиста, следует подробно описать виды работ, выполняемых сотрудником, сроки их выполнения, сведения о конфиденциальности, уровень доступа к информации и перечень полномочий по визированию или выпуску документов и самостоятельному принятию решений. В данном разделе важно определить ответственность работника в случае невыполнения им должностных обязанностей или несоблюдения должностных инструкций.

Еще один важный аспект, который следует отразить в документе, состоит в четком описании порядка взаимодействия работника, занимающего должность, с другими сотрудниками и подразделениями компании.

Разработка должностных инструкций находится в ведении работы отдела кадров, а готовые документы должны быть утверждены руководителем организации. При принятии сотрудника на ту или иную должность, его в обязательном порядке необходимо под роспись ознакомить с соответствующей инструкцией.

Должностная инструкция, без сомнений, является, одним из наиболее важных внутренних документов организации, содержащим квалификационные требования к специалисту, перечень обязанностей сотрудника, занимающего данную должность, а также особенности разграничения прав и взаимодействия отдельных должностей внутри компании. Этот основной документ, регламентирующий множество аспектов работы каждого конкретного работника, позволяет регулировать трудовые взаимоотношения сотрудника и его работодателя, и избавляет всех участников трудового процесса от ряда организационных проблем и недопониманий.

Узнать больше возможно в рамках курса повышения квалификации «Кадровое делопроизводство», во время которого будут рассматриваться особенности формирования и применения должностной инструкции.