Особенности подтверждения расходов, для компенсации сотрудникам, работающим удаленно

Случившаяся пандемия коронавируса способствовала вынужденному широкому распространению дистанционного формата работы. На удаленную работу были отправлены даже сотрудники тех отраслей, где раньше и речи не шло о выполнении обязанностей при нахождении вне стен офиса. Этот способ организации рабочего процесса пришелся настолько по нраву как сотрудникам, так и работодателям, что при ослаблении пандемийных ограничений часть компаний решила не отказываться от удаленки.

Несмотря на очевидные плюсы дистанционного формата работы, существует ряд особенностей в части налогообложения, связанных с необходимостью компенсировать сотрудникам, работающих дистанционно, использование личного оборудования для выполнения ими прямых трудовых обязанностей.

Для того, чтобы разобраться в этом вопросе, необходимо определиться с понятием «компенсация расходов». Компенсацией является денежная выплата, размер которой устанавливается с целью возмещения затрат, возникших в связи с исполнением сотрудником его трудовых обязанностей. При этом согласно ТК РФ в обязанность организации вменяется необходимость возмещения любых затрат, связанных с использованием арендованного или личного имущества и оборудования, необходимостью оплаты Интернета, электроэнергии и связи, закупкой канцтоваров, расходных материалов для оргтехники и т.д.

Следует иметь в виду, что из компенсационных выплат работающим на дистанте сотрудникам не требуется уплата НДФЛ и страховых взносов, а возникшие расходы работодатель имеет право учитывать при расчете налога на прибыль. При этом важно корректно оформить документы, в которых четко должны быть прописаны цели всех понесенных расходов, а сами расходы в обязательном порядке должны быть подтверждены документально. Перечень таких документов определяется специальным локальным актом, трудовым договором или допсоглашением к нему и может включать счета, договора, накладные и квитанции.