Как организовать удаленную работу сотрудников?

Удаленная работа прочно входит на отечественный рынок труда. С каждым годом все больше работодателей и специалистов отдают именно этой форме организации рабочего процесса свое предпочтение. Но все же грамотная организация дистанционной работы коллектива для многих является проблемным моментом. В данном материале предлагаем ознакомиться с основными правилами и принципами организации удаленной работы сотрудников.

Общие принципы организации

В обычном режиме компании функционируют в виде четко отлаженных структур с вполне понятными способами управления. Для удаленной работы необходима такая же модель, но элементы будут существенно отличаться.

• Прежде всего, это каналы связи, которые обеспечивают взаимодействие. Они не могут быть разными, чтобы не создавалась путаница в обмене информацией. Следует выбрать общедоступный вариант.
• Виртуальный план действий и доска объявлений необходимы для четкого выполнения текущих задач. Составляется на определенный промежуток времени. Это исключает лишние организационные вопросы.
• Экстренная связь, в виде запасного канала, на всякий случай.
• Оперативный способ обмена файловыми документами, доступ к электронному архиву и хранилищу документов, которые будут востребованы при выполнении должностных обязанностей.
• Конечно же, необходим координатор, который возьмет на себя руководство непосредственно процессом удаленной работы. Лучше, чтобы это был не руководитель, у него достаточный объем задач.

Полезные инструменты и сервисы

При выборе способов общения важно помнить о том, что канал связи не должен требовать использования разнообразных гаджетов. Отлично зарекомендовали себя CRM-система Мегаплан, Простой Бизнес, Битрикс24, Яндекс.Коннект. В Skype одновременно можно использовать чат (обсуждение общих вопросов), групповую связь (обеспечение горизонтальной связи между сотрудниками, работающими над одним проектом) и звонки для координации работы.

При этом необходимы четкие указания по использованию каналов связи:

• не перегружать чат лишней информацией;
• вся переписка идет с указанием темы;
• каждый документ дублируется в двух местах, чтобы иметь доступ с разных устройств (в общем Google-диске и в личном архиве в облаке);
• все договоренности фиксируются в виртуальном плане действий и четко соблюдаются по срокам;
• при возникновении проблем все вопросы решаются с помощью координатора, чтобы не отвлекать остальных сотрудников.

Как управлять: ставить задачи и осуществлять контроль?

От правильной и грамотной постановки задачи зависит продуктивность. При удаленной работе отсутствует возможность уточнения информации, ориентация идет только на письменное задание, в котором четко описывается весь процесс. Задача ставится коротко, конкретно, не допускает разночтений.

Немаловажным стимулирующим ресурсом является планомерный контроль. Эффективными будут три основных момента:

осуществление обратной связи на начальном этапе и через определенный промежуток времени;

промежуточная обратная связь на определенных рубежах выполнения задания;

обсуждение готового результата, его оценка, а также принятие или возврат на доработку.

Излишние совещания и проверки дезорганизуют работу персонала и нерационально распределяют рабочее время.

Как мотивировать удаленных сотрудников?

Дополнительно мотивировать добросовестного сотрудника чаще всего нет необходимости, а все остальные ситуации обусловлены тонкостями подбора персонала. Необходимо продумать поддержку командного духа, ощущение выполнения одного общего дела. Материальная стимуляция также имеет не последнее значение.

Как адаптировать персонал к удаленной работе?

Все новое традиционно вызывает недовольство, а может даже и панику, которая возникает чаще всего от неизвестности и непонимания конкретных действий. Если сотрудникам четко и ясно поставить задачу, поддерживать, контролировать, внушать уверенность в себе и в будущем компании, которое напрямую зависит от слаженности работы всего коллектива, и состоит из отдельных сотрудников, то процесс адаптации пройдет спокойно и безболезненно. Эмоциональное состояние коллег находится в прямой зависимости от настроя руководителя.

Обеспечение безопасности информации при удаленной работе

Безопасность — это важная составляющая любой компании. Для ее обеспечения нужно обратить внимание на следующие моменты:

• все логины и пароли должны быть надежно защищены;
• доступ обеспечивается только к той информации, которая актуальна для работы;
• необходим письменный договор о неразглашении конфиденциальной информации, в котором определена степень ответственности конкретно взятого сотрудника.

Полезные советы по управлению удаленной командой

• Прежде всего руководитель должен четко понимать и ставить конкретные цели для всех категорий работников.
• В процессе удаленной работы регулярно выполнять анализ результативности, закреплять положительные воздействия и не допускать в дальнейшем совершенных ошибок.
• Иметь четкие и понятные универсальные критерии, по которым оценивается труд и вклад каждого.
• Работать над развитием самостоятельности в принятии решений и ответственности.
• Избегать четкого отслеживания временных промежутков работы, оценивать конечный результат.
• Работать над созданием корпоративной культуры, которая помогает в любых условиях действовать слаженно и четко с ориентацией на достижение результата.