10 сентября

Архивное хранение документов

Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Роль номенклатуры дел, подготовка к её актуализации

Очно или онлайн
Москва, Газетный переулок 3-5 c.1 (м. Охотный ряд)

О чем семинар

Актуальность:

На практическом семинаре будут подробно разобраны вопросы организации архивного хранения и делопроизводства в организации. В центре внимания — проверка состава и содержания дел, их правильное оформление, формулирование заголовков в описях всех видов, а также составление аннотаций к заголовкам. Все темы раскрываются на конкретных примерах из практики служб делопроизводства и архивов.

В программу включены следующие блоки:

организационные вопросы передачи документов на архивное хранение;
архивно-техническая обработка дел;
формирование и оформление личных дел;
полное оформление дел на бумажном носителе;
годовые разделы описей и законченная опись;
подготовка электронных документов и дел к передаче в архив, формирование электронного фонда пользования;
мероприятия архива при приёме-передаче.

Для кого:

Для руководителей и специалистов служб делопроизводства.

Курс ведет

Иритикова Вера Степановна

Эксперт АНО «Национальное агентство развития квалификаций»,
эксперт Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников,
приглашенный лектор Высшей школы государственного управления РАНХиГС при Президенте Российской Федерации.

Программа

1. Организационные вопросы передачи документов на архивное хранение.

Положение об архиве/архивном хранении документов организации.
Уточнение профиля архива.
Составление графика приёма-передачи дел в архив.
Ответственные за приём-передачу дел.
Отбор дел для передачи в архив и для выделения к уничтожению на основании номенклатуры дел.

2. Архивно-техническая обработка дел. Составление описей дел.

Виды дел, сформированных в делопроизводстве. Контроль правильности формирования дел. Применение номенклатуры дел в процессе формирования дел и редактирования заголовков дел. Работа с «гибридными» делами. Оформление результатов розыска недостающих документов и дел.
Формирование и оформление личных дел, внутренняя опись, лист-заверитель личного дела. Составление описи личных дел. Опись дел по личному составу, опись дел постоянного хранения, опись электронных документов, дел. Аннотирование заголовков дел.
Полное оформление дел на бумажном носителе. Объём дела и деление дела на тома. Внутренняя опись документов дела, лист-заверитель каждого тома дела. Оформление обложки дела, редактирование и уточнение заголовка дела. Оформление срока хранения и крайних дат дела.
Годовые разделы описей дел и законченная опись дел.
Процедуры подготовки электронных документов, дел к передаче на архивное хранение. Формирование электронного фонда пользования документов постоянного и долговременного сроков хранения.

3. Мероприятия архива в процессе приема-передачи дел.

Процедуры контроля состава и содержания документов дел по описям. Сплошная и выборочная проверки. Проверка правильности формулирования заголовков дел и заголовков в описях дел.
Вопросы применения сдаточных описей и актов приёма-передачи документов и дел.