Ошибки в оформлении путевых листов

Компании, которые используют автотранспорт в служебных целях, должны учитывать траты на приобретение ГСМ в составе налоговой базы по налогу на прибыль, уплаченным контрагентам НДС в составе налоговых вычетов. Если путевые листы не соответствуют требованиям, то компанию ждут доначисления налога на прибыль.

Публикация актуальна специалистам, проходящих обучение на курсах повышения квалификации и профессиональной переподготовки по направлениям:

• Специалист, ответственный за БДД
• Консультант по вопросам безопасности перевозки опасных грузов
• Контролёр - механик технического состояния автотранспортных средств
• Контролер технического состояния городского наземного электрического транспорта
• Транспортная безопасность
• Техника и технологии наземного транспорта (с присвоением квалификации «Контролер технического состояния автотранспортных средств»)
• Менеджмент в организации

Путевой лист, как первичный документ учета, обязаны вести все компании не зависимо от формы собственности, использующие в своей коммерческой деятельности автомобильный транспорт. Оформление и учет путевых листов является способом отслеживания за движением служебного транспорта, фиксации расходов на ГСМ, определения амортизации автомобиля, методом расчета зарплаты водителям.

Как правильно заполнять путевые листы?

Обязанность оформлять путевые листы на любой наземный транспорт, оказывающий населению услуги по перевозке пассажиров, багажа, грузов установлена «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.07. Позже Верховный суд РФ в своем Определении №302-КГ14-529 от 01.09.14 расширил перечень лиц, обязанных заполнять и вести учет путевых листов. Требованию об оформлении «путевок» должны следовать все коммерческие и некоммерческие юридические лица, выполняющие перевозки для нужд компании и своих сотрудников.

Компании, основной деятельностью которых является эксплуатация средств автомобильного транспорта, должны заполнять путевые листы утвержденной формы. Остальные предприятия имеют право разработать и утвердить в учетной политике свою форму, при включении в нее всех необходимых реквизитов.

Путевой лист с ошибками может обойтись штрафом и доначислениями

Компании, использующие автотранспорт в служебных целях, траты на приобретение ГСМ учитывают в составе налоговой базы по налогу на прибыль, уплаченным контрагентам НДС в составе налоговых вычетов. В таких случаях, как показывает судебная практика (дело №А40-76951/2017), все документы первичного учета должны отвечать установленным требованиям и содержать необходимую информацию для обоснования произведенных расходов.

Ошибки в оформлении путевых листов - основание для доначисления налогов

Так, одно из столичных акционерных обществ в период 2013-2015 гг. учитывало в расходах и заявляла вычеты со стоимости ГСМ. В ходе выездной проверки налоговых органов было установлено, что компания указывала в «путевках» недостоверную или неполную информацию:

• Отсутствовали точные сведения о маршруте передвижения автомобиля. Общие формулировки «по городу», «по городу и области» не раскрывали содержания хозяйственной информации.
  
• Не заполнены или заполнены некорректно такие обязательные реквизиты «путевки», как «движение горючего»: марка, литраж выданного ГСМ, остаток топлива при выезде и по возвращению, расход по норме, фактические показатели расхода.
• В отдельных «путевках» не заполнен реквизит «Работа водителя и автомобиля»: время отбытия из гаража и время возвращения в гараж.

В ходе проверки налогового органа были выявлены расхождения в показаниях спидометров, установлен факт одновременного нахождения водителя в нескольких рейсах.

По результатам проведенных мероприятий ИФНС доначислила налог на прибыль, НДС, пени и штраф. Позицию налоговой о неправомерности внесения акционерным обществом в состав расходов затраты на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль и завышения налоговых вычетов НДС по операциям приобретения топлива признали суды всех инстанций.

Читайте также:

• Изменения в закон "О безопасности дорожного движения"
• Изменения в Положении о ГИБДД с 15 сентября 2018 года
• Правила охраны труда на автотранспорте с 28 сентября 2018 года
• Изменения в правила противопожарного режима
• Нормы труда и отдыха водителей с 5 июня
• Охрана труда водителей: новые штрафы
• Порядок проведения проверок организаций по ремонту транспортных средств
  
• Приказ Минтранса России от 07.11.2017 N 476: Порядок оформления путевых листов
  
• Часто задаваемые вопросы по охране труда
• Изменения в Оценке условий труда водителей
• Технический осмотр транспортных средств с фотографированием
• В 2017 году было оштрафовано более 700 транспортных компаний
• Штрафы за СОУТ с 1 января 2019 года