Правила ведения трудовых книжек изменятся с 1 января 2023 года

Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 г. «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» вступил в действие с 1 сентября 2021 года.

В данном приказе регламентирован перечень подробных правил заполнения трудовых книжек, требований к хранению и учету. Любой организации, нанимающей работников, необходимо заводить трудовые книжки, либо в бумажном, либо в электронном виде. Требуется обязательное внесение записи о приеме на работу в бумажной трудовой книжке, если работник успел проработать свыше 5 дней, причем на основной работе. Если дистанционные работники также желают внесения в бумажную трудовую записи о работе, они должны книжку предоставить работодателю, отправив заказным письмом по почте.

Требования к записям, заносимым в трудовую книжку

Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.

В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.

Порядок заполнения в трудовой книжке сведений о работнике

Сведения, касающиеся работника, указываются в трудовой книжке на титульном листе. Это: Фамилия, Имя, Отчество; Дата рождения; Образование; Профессия, специальность. Внесение любых сведений осуществляется на основании предоставленных документов, паспорта и свидетельства о рождении.

Запись в трудовой книжке о смене фамилии

При смене фамилии работник должен предоставить документ, на основании которого в трудовую книжку будут внесены правки. Речь идет о свидетельстве о регистрации брака либо свидетельстве о расторжении брака, либо свидетельстве о перемене имени.

Запись, касающаяся смены фамилии, должна вноситься по существующим правилам. Сначала перечеркиваются прежние данные, относящиеся к фамилии, имени, отчеству, дате рождения, затем рядом вписываются новые данные. Запись о реквизитах документа, в соответствии с которым была внесена запись о смене фамилии, делается на внутренней части обложки (номер, дата и орган, который выдал документ). Данные заверяются подписью руководителя и печатью организации.

Внесение в трудовую книжку сведений об образовании, профессии

Данные, касающиеся образования и профессии, размещаются в трудовой книжке на титульной странице. Новые данные, связанные с образованием, профессией или специальностью, вносят в качестве дополнения к ранее внесенным. Зачеркивание изначальных записей не требуется. Новые записи становятся как бы продолжением прежних, после них через запятую.

Сведения о взысканиях

Внесение сведений, касающихся взысканий, в трудовую книжку не требуется, помимо дисциплинарного взыскания, ставшего причиной увольнения.

Внесение в трудовую книжку сведений о работе

Любые записи, связанные с работой, переводом, квалификацией, награждениями, вносятся в трудовую книжку в соответствии с приказом, распоряжением или иным решением работодателя. Внесение всех записей, помимо записи, касающейся увольнения, вносятся в рамках 5 рабочих дней после того, как руководитель компании подписал распорядительный документ.

Запись, касающаяся увольнения, должна быть внесена в трудовую книжку в дату увольнения, точно соответствуя причине, указанной в приказе. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в форме заголовка указывается полное наименование конкретной организации и сокращенное (если оно имеется). Ниже заголовка в графе 1 указывается порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 делают запись в отношении структурного подразделения, в которое был принят работник, там же указывается наименование должности, специальности, профессии с имеющейся квалификацией. В графу 4 заносят дату и номер приказа либо иного решения работодателя, в соответствии с которым работника приняли на работу.

Запись в трудовой книжке, связанная с переводом

Бывает, что временный перевод становится постоянным. Тогда требуется внесение в трудовую книжку следующей записи: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставят порядковый номер записи, в графе 2 ставят дату, соответствующую фактичному началу исполнения работником обязанностей, обусловленных временным переводом, в графе 3 ставят название структурного подразделения, название должности, специальности либо профессии с указанной квалификацией, в графе 4 ставят дату и номер приказа либо иного решения, принятого работодателем, в соответствии с которым работника временно перевели и в соответствии с которым работника перевели на постоянной основе.

Запись в трудовой книжке, касающаяся совместительства

Если работник изъявляет желание, в трудовую книжку можно заносить данные, касающиеся работы по совместительству. Такую запись делают на основном месте работы, в соответствии с документом, подтверждающим работу по совместительству. Запись безработному работнику, касающуюся его прежней работы по совместительству, может быть сделана непосредственно бывшим работодателем. Записи, касающиеся совместительства, перевода или увольнения, вносятся на основании хронологического порядка или блоками, одновременно касающимися и приема, и увольнения.

Исправления в трудовой книжке

Не допускается зачеркивание записей, ранее внесенных в разделы трудовой книжки «Сведения о работе» или «Сведения о награждении». Нельзя перечеркивать даже неправильные или признанные недействительными записи.

Запись в трудовой, касающаяся смены названия организации

В период работы может произойти изменение наименования организации. Запись, связанная с данным событием, вносится отдельной строкой. В графе 3 раздела «Сведения о работе». Запись должна выглядеть так: «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)». В графе 4 проставляют основание переименования: приказ, его дату и номер.

Как делают в трудовой запись об увольнении

Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указана в приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.

Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, - приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.

Увольнение по инициативе работника

После прекращения трудового договора, обусловленного инициативой работника (статья 77 ТК РФ), помимо данных об увольнении, в трудовую книжку вносят запись со ссылкой на пункт части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ. Если трудовой договор расторгается по инициативе работника на основаниях, касающихся предоставления определенных льгот, внесение записи об увольнении осуществляется с указанием данных оснований.

Увольнение по инициативе работодателя

Если увольнение работника обусловлено инициативой работодателя (пункт 4 статьи 77 ТК РФ), в трудовую книжку вносят запись, касающуюся увольнения со ссылкой на подпункт, пункт части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ.

Увольнение, не зависящее от воли сторон

Если прекращение трудового договора происходит по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункт 10 статьи 77 ТК РФ), в трудовую книжку вносят запись со ссылкой на пункт части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ.

Перевод

Если увольнение работника связано с переводом на другую постоянную работу, находящуюся в другой организации, в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывают порядок осуществления перевода: в соответствии с просьбой человека или его согласием, с наименованием ИП или организации, куда переводят работника. Запись о приеме делается на новом месте работы. В графу 3 раздела «Сведения о работе» заносят запись о приеме, с указанием принятия работника в порядке перевода.

Увольнение, связанное с переходом на выборную должность

Если увольнение работника обусловлено его переходом на выборную должность, например, в другой организации, в трудовой книжке делают запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». На новом месте работы сначала указывается полное наименование выборного органа, а также сокращенное наименование выборного органа (если оно имеется), затем в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делают запись в отношении избранной работы (должности), а в графе 4 указывают решение, принятое выборным органом, с датой и номером его принятия.

Увольнение осужденного

Если прекращается трудовой договор с осужденным по приговору суда, по которому он лишается права занятия определенных должностей или занятия определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносят запись, касающуюся основания, срока и должности, которую он лишен права занимать (или деятельность, которой он лишен права заниматься). Если осуждение работника было незаконным, все записи признаются недействительными. Работник вправе обратиться за получением дубликата трудовой.

Порядок ведения раздела трудовой книжки «Сведения о награждении»

В трудовой книжке должны быть указаны сведения, касающиеся награждения (поощрения) за трудовые заслуги: а) награждения государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий; б) награждения наградами, присвоенными Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, наградами, присвоенными федеральными и региональными органами власти, органами местного самоуправления, профсоюзами (в отношении членов профсоюзов); в) награждения почетными грамотами либо нагрудными знаками, значками либо дипломами, производимого работодателями; г) другими видами поощрения, предусмотренными законодательством Российской Федерации, а также определенными в коллективных договорах, правилах внутреннего трудового распорядка, уставах и положениях о дисциплине.

Внесение сведений о награждении следует с соблюдением следующего порядка: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка делается указание полного наименования организации, а также сокращенного наименования организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставят порядковый номер записи (с нумерацией, нарастающей в течение всего периода, соответствующего трудовой деятельности работника); в графе 2 указывают дату награждения; в графе 3 записывают, кто награждал работника, за какие достижения, а также какой наградой; в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносят запись, со ссылкой на его номер и дату.

Правила оформления дубликата трудовой книжки

Если работник теряет трудовую книжку, он обязан незамедлительно уведомить об этом своего работодателя и написать заявление, чтобы ему выдали дубликат. Работодателю следует обеспечить работника дубликатом трудовой книжки в течение 15 рабочих дней после того, как работник подает заявление. Дубликат заполняется сведениями, касающимися:

• а) фамилии, имени, отчества (при наличии), даты рождения работника;

• б) образования, профессии, специальности – в соответствии с документами об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки);

• в) сведений о работнике, указываемых на титульном листе трудовой книжки, которые заполняются следующим образом: фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность; запись, связанная с образованием (основным общим, средним общим, средним профессиональным, высшим (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только в соответствии с документами об образовании (аттестатом, удостоверением, дипломом); профессию и (или) специальность указывают в соответствии с документами об образовании, квалификацией или имеющимися специальными знаниями (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов;

• г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;

• д) титульный лист трудовой книжки подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;

• е) сведения, касающиеся общего стажа работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденного документально;

• ж) сведения, связанные с работой и награждением (поощрением), занесенные в трудовую книжку на последнем месте работы. Если ранее в трудовой книжке были записи, которые оказались признанными в последствии недействительными, в дубликат они могут не вноситься.

При произошедшей массовой утрате трудовых книжек, обусловленной чрезвычайными ситуациями, стихийными бедствиями, для установления стажа работников органы исполнительной власти создают комиссию, состоящую из представителей работодателя, профсоюза, других заинтересованных организаций и представительских органов. После завершения работы комиссии составляют акт, с указанием в нем периодов работы, профессии (должности) и продолжительности трудового стажа работника. Работодатель, в соответствии с актом комиссии, обеспечивает работника дубликата трудовой книжки.

При утере документов, подтверждение стажа работы, установленного в соответствии со свидетельскими показаниями, возможно в судебном порядке. Такой же порядок принят для выдачи дубликата трудовой книжки, особенно при непригодности трудовой книжки (вкладыша), которая может оказаться обгоревшей, порванной, испачканной. При выдаче дубликата в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делают надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишут: «Взамен выдан дубликат», а также указывают его серию и номер.

Вкладыш в трудовую книжку

После заполнения в трудовой книжке всех страниц, книжку дополняют вкладышем. Выдавая каждый вкладыш, на титульном листе трудовой книжки ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывают серию и номер вкладыша.

Порядок выдачи трудовой книжки работнику

Выдача работнику его трудовой книжки возможна лишь при наличии письменного заявления. Выдача трудовой книжки осуществляется в течение 3 рабочих дней после того, как работник подает заявление. Никаких записей в трудовой книжке в этом случае не вносится.

Переход на электронную трудовую

Если работник решил перейти на электронную трудовую, бумажную ему выдают на руки, делая соответствующую запись: в графе 1 ставят порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывают дату выдачи трудовой книжки, в графе 3 делают запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 указывают заявление работника, с указанной датой и номером его регистрации.

При увольнении

Если работник увольняется, выдача трудовой книжки осуществляется в последний день его работы, тогда же делается запись об увольнении. Если выдача трудовой в дату увольнения невозможна, требуется направить работнику уведомление, что ему необходимо явиться и получить трудовую книжку, или дать согласие, чтобы ее отправили по почте. Отправление трудовой почтой возможно при письменном его согласии, причем по тому адресу, который указан работником в заявлении.

После того, как работнику направляется уведомление, касающееся получения трудовой книжки, работодателя освобождают от ответственности, связанной с несвоевременной выдачей трудовой книжки. При наступлении смерти работника, в трудовую книжку вносят соответствующую запись, касающуюся прекращения трудового договора, а затем выдают ее члену семьи работника. При неполучении работниками трудовых книжек и дубликатов, они продолжают храниться работодателем до востребования.

Правила учета и хранения трудовых книжек

Организация обязана заниматься ведением: учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; учета трудовых книжек и вкладышей в них. Разработка книг (журналов) по учету бланков, вкладышей и движения трудовых книжек может осуществляться самостоятельно. В книге (журнале) по учету производится фиксация сведений, касающихся поступления и выдачи бланков трудовой книжки и вкладышей. Книги (журналы) следует пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и печатью. Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее соответствует хранению документов строгой отчетности, их выдача осуществляется по заявке лицом, ответственным за кадровые документы. Если бланки и вкладыши испорчены при заполнении, их нужно уничтожать по акту.