Особенности делопроизводства в косметологии

Делопроизводство - неотъемлемая часть рабочего процесса любой компании. На первый взгляд деятельность кажется довольно простой, однако невнимательное отношение к документам может повлечь за собой большие расходы. Важна не только сохранность приказов, договоров, смет и бухгалтерских документов, но и их правильная систематизация. Логично предположить, что чем крупнее и солиднее организация, чем больше бумаг находится в ее обороте, тем сложнее обеспечить там грамотное делопроизводство.

Законодательство и индустрия красоты: определяющие документы

Стресс и удручающее состояние экологии повсеместно накладывают отпечаток на общее состояние организма и отнюдь не помогают коже выглядеть здоровее. В связи с этим, косметологический бизнес в последнее время находится на небывалом подъеме.

Все медицинские организации, включая те, которые предоставляют косметологический сервис, относятся к государственной системе здравоохранения. Их деятельность регулируется такими документами как:

• Конституция РФ;
• Гражданский кодекс РФ;
• Гражданский процессуальный кодекс РФ;
• Закон “О медицинском страховании граждан РФ”;
• Закон “О защите прав потребителя”;
• “Основы законодательства РФ об охране здоровья граждан”;
• “Правила предоставления платных медицинских услуг населению в медицинских учреждениях”;
• Закон “О рекламе”.

По сути, все вышеуказанные акты направлены на защиту прав граждан через понуждение медицинских организаций проходить обязательное лицензирование.

Однако сфера косметологии весьма специфична и предполагает наличие вспомогательной правовой базы, которая характеризуется следующими документами:

• Приказ Министерства здравоохранения РСФСР № 1290 «О мерах по улучшению косметологической помощи населению» от 12.12.1982 г.

Несмотря на то, что этому документу почти 40 лет, он все еще действует. Правда некоторые его положения давно утратили актуальность.

• Приказ №113 «О введении в действие отраслевого классификатора «Простые медицинские услуги» от 10 апреля 2001 г.

Этот акт направлен на обособление косметологического сервиса, предоставляемого медицинскими организациями (такой сервис не облагается налогом на добавленную стоимость).

Здесь дело в том, что заниматься косметологией вправе не только медицинские организации, но и центры бытового обслуживания (например, кабинеты при парикмахерских).

• Приказ № 839 «Организация и осуществление санитарно-эпидемиологического надзора за лечебно-профилактическими учреждениями и (отделениями) косметологического профиля и косметическими кабинетами» от 30 июля 2001 г.

Нормативный акт направлен на установление санитарно-гигиенических показателей, применяемых к помещениям, использующимся в сфере косметологии.

• Приказ Министерства здравоохранения РФ №186 регулирует квалификацию докторов и медицинских сестер, а также определяет, как часто этим специалистам положено получать дополнительное профессиональное образование.

Согласно данному акту, медсестра, желающая работать в сфере косметологического сервиса, должна за два месяца пройти обучающую программу в объеме 288 часов.

Что касается регулирования уровня образования докторов-косметологов, то здесь установлено, что квалифицированный врач-хирург (отучившийся по профилю “Челюстно-лицевая хирургия”) обязан пройти курс повышения квалификации по специализации эстетической (пластической) хирургии, а врач-дерматовенеролог (не меньше двух лет стажа) должен прослушать 144 часа специальной обучающей программы.

Получать дополнительное профессиональное образование медицинские сестры и доктора-косметологи обязаны не реже чем один раз в пять лет.

• Приказ Министерства здравоохранения РФ №346 «Об организации выдачи разрешений на применение медицинских технологий» от 31 декабря 2004 г.

Приказ регулирует стандарты сертификации препаратов и оборудования, поступающих на косметологический рынок РФ. Это особенно важный нормативный акт, потому что практически каждую неделю анонсируется выход новой косметологической технологии, средства или аппарата. К сожалению, лицензировано далеко не все, что предлагается российскому потребителю. В связи с опасностью, которую могут представлять такого рода услуги, приказ о выдаче разрешений остается актуальным и по сей день.

Как можно понять из количества нормативных актов, описанных выше, косметология сегодня - довольно востребованная и быстроразвивающаяся отрасль медицины. Современные стандарты красоты подталкивают женщин к постоянному самосовершенствованию, происходящему не только благодаря правильному питанию и физическим нагрузкам, но и, возможно даже в большей степени, благодаря усилиям докторов-косметологов.

Роль делопроизводства для бизнеса

В зависимости от грамотности специалистов, отвечающих за делопроизводство в бизнесе, этот обыденный и обязательный для всех предприятий процесс может стать как надежной опорой и гарантом спокойствия сотрудников, так и причиной множества проблем.

Делопроизводство - это процесс, документально отражающий все виды деятельности организации. Грамотному ведению документооборота необходимо уделять особое внимание, ведь именно бумаги, оформленные в четком соответствии с государственными стандартами, могут стать неоспоримым доказательством в суде.

Процессы, входящие в понятие делопроизводство:

• Разработка, согласование, оформление бумаг (документирование);
• Систематизация условий хранения и быстрого поиска уже использованных документов;
• Гарантированное следование государственным нормативным актам.

Тщательно прописанная инструкция по делопроизводству, учитывающая все тонкости и нюансы рабочей сферы предприятия, помогает сильно упростить организацию эффективного документооборота компании.

Повысить свои знания в области косметологии, освоить актуальные и востребованные методики работы специалисты могут на курсах СНТА.

К сожалению, одна только инструкция не в силах гарантировать отсутствие ошибок, ведь за делопроизводство отвечают живые люди. Чтобы минимизировать риски, сотрудники при принятии решений в первую очередь должны руководствоваться здравым смыслом и понимать целесообразность своих действий.

Организация всегда существует внутри государства. Соответственно, государство регулирует нормы и требования, применимые к оформлению разного рода документации, отражающей деятельность предприятия. ГОСТом выдвигаются требования к оформлению организационных документов (договоров, соглашений, протоколов, распоряжений, актов, предписаний и т.д.), реквизитов и фирменных бланков. Только неукоснительное следование действующим стандартам и скрупулезное и внимательное отношение к бумагам помогут избежать ошибок и проблем с контролирующими органами.

Современный бизнес стремится освободить время сотрудников и облегчить им работу, постепенно отказываясь от бумажного документооборота в пользу электронного. Это более удобный и технологичный способ, позволяющий эффективно вести дела и оптимизировать все виды операций: прием, создание, регистрацию, хранение документов. Более того, электронный документооборот минимизирует влияние человеческого фактора.

Такое большое влияние грамотного ведения делопроизводства на успешность компании должно побудить собственников предприятий проверить условия оформления и хранения документов. Все отклонения, нарушения, несоответствия законодательству и расхождения с производственными инструкциями необходимо оперативно устранять, ведь четкая систематизация документов - залог спокойствия управляющего персонала.

Особенности делопроизводства в косметологическом бизнесе

Как уже было сказано выше, деятельность предприятий, оказывающих косметологические услуги, регулируется рядом государственных структур:

• Местными органами власти;
• Санитарно-эпидемиологической службой.
• Законодательством Российской Федерации;

Бумаги, определяющие работу косметологических центров, делятся на общие и кадровые. В косметологических организациях к общим, помимо стандартных уставных и учредительных документов, относятся также некоторые специфические журналы:

• контроля оказанных услуг, произведенных продаж, постиранного белья;
• учета заявок на закупку рабочих материалов;
• записи клиентов;
• регистрации отказов по услугам;
• контроля за остатками рабочих средств и материалов.

Что касается кадровых бумаг, то здесь стоит упомянуть:

• должностные инструкции и трудовые договоры сотрудников;
• листы учета рабочего времени и отпускные табели;
• трудовые книжки, обязательно действующие;
• персональные карточки сотрудников;
• инструкции по охране труда;
• сертификаты и иные документы, подтверждающие прохождение курсов повышения квалификации либо аттестации;
• внутренние правила салона;
• дневники передачи смен администраторов и мастеров.

Санитарно-эпидемиологическая служба требует наличие документов, удостоверяющих регулярное проведение таких процедур как:

• утилизация бытового мусора;
• защита от насекомых и грызунов;
• чистка спецодежды;
• контроль за работоспособностью стерилизующего инвентаря, систем вентиляции и кондиционирования;
• переработка отработанных ламп и производных эпидермиса;
• прохождение медицинского осмотра всеми специалистами.

Для потребителя, центр косметологии - это место отдыха и эстетической гармонии, а вот для административных сотрудников - зона колоссальной ответственности. Такой внушительный список бумаг, за актуальностью которых помимо линейного персонала должны следить и собственники бизнеса, накладывает на управляющий состав косметологического центра обязанность разбираться в нюансах современного делопроизводства и обладать навыками построения эффективной системы документооборота.

Помочь разобраться в методиках управления делопроизводством в сфере косметологии в реалиях 2019 года призван образовательный семинар «Современные методики управления делопроизводством в косметологическом бизнесе», который состоится 28 мая.

Мероприятие будет полезно не только косметологам, но и владельцам, генеральным директорам, главным врачам, их заместителям и всем тем, кто еще только планирует открыть бизнес в бьюти-сфере.

В рамках семинара будут рассмотрены следующие вопросы:

• Документы, регламентирующие всю основу медицинского-косметологического бизнеса;
• Проверки и штрафы;
• Стратегия поэтапного делопроизводства;
• Практический разбор недочетов, выявленных при проверке надзорными органами

Проводит мероприятие специалист с 10-летним стажем, эксперт, знающий все и даже больше о нормативных актах, регулирующих функционирование и развитие медицинских организаций, – Роксана Сарибекян.

После прохождения обучения участникам семинара выдается сертификат.

Также на базе академии состоится несколько семинаров от известного юридического консультанта по медицинскому праву Полины Габай.

Авторский образовательный семинар «Спорные вопросы медицинского права в косметологии, дерматовенерологии и эстетической гинекологии. Правовое регулирование применения лекарственных средств и медицинских изделий в бьюти индустрии. Документооборот с пациентом, конфликты и судебная практика» состоится 2 июня 2019 года. В программу мероприятия вошли следующие значимые темы для косметологического бизнеса:

• Юридическая специфика индустрии красоты;
• Особенности применения лекарственных препаратов и медизделий в индустрии красоты;
• Фальсифицированные, контрафактные и недоброкачественные препараты в косметологии. Ответственность и минимизация рисков;
• Качество и безопасность медицинских услуг в области красоты.

Кроме того, для врачей, руководителей и управленцев медицинских организаций, а также медицинских юристов Полина Габай подготовила также цикл семинаров, посвященный юридической грамотности медицинской организации. Он называется – «5 шагов к юридической безопасности врача и клиники» и состоится 6, 13, 20, 25, 27 июня 2019 года. При этом обращаем внимание, что любой из семинаров цикла возможно приобрести как по отдельности, так и в любой подходящей комбинации. А при покупке всех пяти семинаров будет скидка 20%.