Электронные трудовые книжки: памятка руководителю

В 2019 году президент Владимир Путин подписал:

• Федеральный закон №436-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
• Федеральный закон №439-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Эти документы регламентируют переход от трудовых книжек на бумажных носителях к электронным. Нововведение обусловлено планами по созданию единой базы данных, где была бы представлена информация обо всей трудовой деятельности каждого работающего россиянина. Кроме того, единая база будет выполнять и ряд других функций. К примеру, поможет сберечь информацию от потери, а также обеспечит более простой доступ для работников и работодателей.

В этом отношении ФЗ-439 содержит нормы, которые дополняют ТК РФ статьей 66.1, вводя понятие «сведения о трудовой деятельности работника». Новый термин включает в себя всю информацию о трудовом пути специалиста:

• прием на работу;
• перевод на другую должность или место работы;
• повышение квалификации;
• увольнение.

И с 1 января 2021 года оформление бумажных формуляров трудовых книжек для новых сотрудников прекратится. При этом специалисты, у кого документ уже ведется в привычном формате, смогут ее сохранить. Таким образом, только гражданам, которые впервые будут трудоустраиваться в 2021 году, сразу же будут оформляться электронные трудовые книжки.

Эксперимент Госдумы

С 1 апреля по 31 декабря 2020 года на территории России будет проходить эксперимент по ведению электронных документов, касающихся кадрового делопроизводства. Участие в проекте добровольное, также сам работодатель сможет определить перечень документов, с которыми он будет работать.

Как отмечают авторы, подобный эксперимент необходим для того, чтобы отработать механизмы ведения и применения электронных документов. На основе результатов участников планируется ввести поправки в законодательство по направлению.

Известно, что для ведения электронного документооборота будет использоваться либо информационную систему работодателя, либо электронный сервис «Работа в России».

Алгоритм перехода на электронные трудовые книжки

Ранее уже отмечалось, что бумажные трудовые книжки перестанут заводить только с 1 января 2021 года. Но сам процесс перехода на новый формат ведения кадровой документации для работодателей начнется уже в 2020 году. Отметим основные этапы:

• с 2020 года передавать сведения о трудовой деятельности всех сотрудников учреждения должны будут в электронном виде;
• в 2020 году трудовые книжки будут вестись как в электронном виде (на площадке ПФР), так и бумажном;
• до 01.07.2020 года работодатель должен уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки;
• до 31.12.2020 года работодатель должен получить от сотрудников уведомления о принято решении. Таким образом, трудовые книжки могут вестись с решения работника только электронном виде, либо единовременно и в электронном, и в бумажном;
• осуществить переход работников на электронные трудовые книжки;
• с 01.01.2021 оформлять для впервые трудоустраивающихся работников электронные трудовые книжки.

Таким образом, в течение года работодатель должен провести ряд мероприятий:

• издать приказы о плане перехода на электронные трудовые книжки, о назначении ответственных за выполнение перехода;
• внести изменения в должностные инструкции;
• дополнить в соответствии с новым форматом работы локальные акты;
• скорректировать график документооборота;
• обеспечить техническую готовность;
• уведомить всех работников, а также получить заявления в произвольной форме о выборе формата ведения трудовой книжки;
• провести проверку бумажных трудовых книжек;
• подготовить отчет в ПФР;
• среди работников провести разъяснительную работу относительно особенностей электронных трудовых книжек, назначения и особенностей;
• выдать работникам, которые выбрали способ ведения трудовой книжки исключительно в электронном виде, бумажные трудовые книжки.

---